前段时间,我去外地出差,按照防疫的需要,前后做了两次核酸检测。一次是回京前,在当地小县城医院做;一次是回京后,在社区医院做。两次核酸检测,带给我的感受,是截然不同的。为什么这么说呢?
第一次去做核酸,我从排队到做完核酸,前后花了一个多小时。
做核酸的人其实并不多,问题在于,大家完全不知道做核酸的具体流程。要不要身份证?要不要扫码?扫什么码?是扫行程卡还是当地的防疫码?是先扫码后登记呢,还是先交费后扫码?这些大家都不知道。 结果,有的人忘记带身份证了,便在现场登记填写;有的人没有当地的防疫码,只能现场扫码,填写信息,进行注册……
(相关资料图)
忙乱、无序,且效率低,是我这次做核酸最大的感受。
第二次做核酸,感受就好多了。我提前预约好时间,到了社区医院,根据社区医院的指示牌,找到做核酸的窗口。然后,我按照社区医院公示的做核酸检测的流程、扫码登记、缴费、排队等待,前后不到 10分钟就做完了。
看,流程清晰与否,产生的效果是不一样的。
在管理工作中、同样如此。一个好的流程,往往是公司业务的助推器,能把复杂的事情变得简单、把混乱的事情规范化。
所以,那些优秀的人,都具有流程思维。
在日常工作中,流程无处不在。请假要走流程,项目审批要走流程,甚至开会预约办公室也要走流程……
很多员工和管理者对“流程”很反感,一听到“流程”就头痛,总觉得这些条条框框,是自己前进的绊脚石。
真的是这样吗?
当然不是,在一个初创企业里,组织里的人很少,沟通交流很便捷,信息流通很顺畅,也许可以省略一些流程和步骤。
但是,随着业务的发展,人数快速上升,你会发现公司的组织能力跟不上了。之前你的公司只有四五个人,现在你的公司有几百上千人,管理难度更大了,组织更复杂了,人员协作更困难了,信息传递也变得更加拥堵了,大家像无头苍蝇一样四处碰壁。
那,怎么办呢?
你唯有通过建立流程来规范大家的行为,实现高效的协作。
公司的流程主要起到两个作用: 1.规范行为。按流程行事,能规范你的行为,保证你在做事的过程中不跑偏。 举个简单的例子:很多同学经常抱怨报销费用的流程过于烦琐,要有发票、要填写发票抬头、要经过层层审批…但这么烦琐的流程实际上是为了财务的合规性,是为了避免财务上可能出现的一些漏洞。所以,按流程办事,很多时候绝不是阻碍,反而是一种保护。 2.提高效率。流程一定是提炼出来的。如果一件事情、一项工作重复发生,你就一定要梳理出流程来,这样能极大地提高工作效率。举个简单的例子:大家开会经常抱怨没有效率。为什么没有效率?一个很大的原因就是,大家对会议准备得不够充分。那你就可以理顺出一套开会的流程准则,告诉大家在开会前要做些什么,开会中要做些什么,开会后要做些什么。这样就能节省时间,极大地提升开会的效率。
很多管理者总是抱怨自己很忙,每天都有做不完的事情,好像很多事情都需要他去救火、解决,实际上这是管理者缺乏流程思维,没有做好流程管理。
流程思维的本质就是,按照事物的发展规律排序。当你的行动按部就班地进行时,任何事情都会水到渠成。
那么,如何培养流程思维呢? 我认为,最重要的有三点: 1.目标导向,以终为始。很多人在实际工作中,经常过于重视流程,忘记了本来的目标,以至于把流程当作目标本身。 有这么一个故事:越战期间,美军后勤部门雇用了很多的越南劳工,为大约30万美军士兵提供各种食物。但这些越南劳工中有些人手脚不干净,会偷走罐头食品、水果等到黑市去卖。怎么办呢?有位美军将领想了个办法,让后勤部门的人每天、每周、每月填写表格,将各类罐头、酒水、食品等登记在册。 大家觉得这个办法很好,就立即实行起来。但就在众人忙着清点食品的数量时,有个胆大的小偷开着卡车运走院子里的罐头食品、糖果和阿司匹林等,没有人知道这件事。因为,新的统计系统无法追踪它。 防止偷窃,这本来是后勤部门的目标,但是后勤部门错误地把流程当成了目标,把精力消耗在和目标无关的事情上,本末倒置了。流程是为目标服务的,任何流程只有能达成目标,才有价值。
2.提炼经验,梳理流程。流程其实并不是复杂的东西,当你看破规律、总结提炼,就能规划好路径,更好地通往目标。对管理者而言,在繁复的工作中,不断梳理业务,将规则找出,加之配套的工具和时间管理,就能够让团队事半功倍。
3.不断复盘,改进优化。流程绝不是僵化的、一成不变的,它需要不断复盘、改进和优化,如此才能创造更大的绩效。18世纪,英国传奇航海家詹姆斯·库克来到了澳大利亚东海岸,并宣布这片地区属于英国。为了开发澳洲,英国政府把监狱里判了刑的罪犯流放到澳大利亚。运送罪犯的工作由私人船主承担。
由于私人船主的船只环境很差,营养和卫生跟不上,导致最终活着抵达澳大利亚的罪犯人数很少,死亡率高达 37%。
英国政府经过考虑,不再按照上船时罪犯的数量,提前付费;而是按照下船时实际到达澳大利亚的罪犯数量,进行付费。
这个改变,效果立竿见影,罪犯死亡率大大降低了。
在管理工作中,如果一项流程已经成了团队管理、公司发展的阻碍,就一定要及时调整、优化,如此才能真正让流程发挥作用。切记,流程不是终点,而是通往目标的路径。一个优秀的人,会通过流程去提升自己乃至整个团队的工作效率。
培养流程思维,你要以目标为导向,做到以终为始;你要学会梳理自己的工作,深入思考,提炼出流程;最后,你还要不断复盘,及时调整优化,让流程成为你业务目标的助推器。
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